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Als moderne und professionelle Verwaltung schaffen wir eine optimale Lernsituation für unsere Studierenden sowie beste Bedingungen für unsere Lehrenden. Wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben den SERVICEgedanken besonders groß. Wir verstehen uns als Team, das den attraktiven Hochschulstandort Detmold lebt. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Assistenz des Kanzlers (w/m/d)

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit zunächst befristet für die Dauer von zwei Jahren nach § 14 Abs. 2 TzBfG zu besetzen. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.

Ihr Aufgabengebiet:

  • Sie entlasten den Kanzler in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
  • Telefonate sowie Anfragen steuern Sie professionell und stellen somit die Informations- und Kommunikationsschnittstelle des Kanzlers zu den internen und externen Partnern der Hochschule dar.
  • Weiterhin erledigen Sie die schriftliche Korrespondenz, pflegen eigenverantwortlich den Terminkalender und übernehmen die Termin- und Reiseplanung.
  • Die Erstellung von Protokollen, Ausarbeitung von Beschlussvorlagen auf Basis einer weitgehend selbstständigen Datenrecherche sowie die Nachbereitung von Gremiensitzungen gehören ebenso zu Ihren Tätigkeiten wie die kontinuierliche, aktive Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse.
  • Darüber hinaus unterstützen Sie uns bei der analogen und digitalen Datenablage und -archivierung, bei Sonderaufrgaben, die sich aus der Arbeit des Kanzlers ergeben, arbeiten eng mit der Assistenz des Rektors zusammen und vertreten diese bei Abwesenheiten.
  • Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.

Deshalb passen Sie zu uns:

  • Sie verfügen über eine einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung und einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung auf Sekretariats-/Assistenzebene in der Geschäftsleitung eines Unternehmens, einer Non-Profit-Organisation oder einer Hochschule oder einer Behörde.
  • Sie arbeiten gerne und souverän mit digitalen Medien und können entsprechende Office-Programme effektiv nutzen.
  • Für die abwechslungsreichen Aufgaben sind Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, Ihre strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Ihre sehr gute soziale und kommunikative Kompetenz gefragt.
  • Sie haben Interesse am Arbeitsumfeld „Musikhochschule“ und Verständnis für die Belange von Künstlerinnen und Künstlern.
    • Bei zentralen Veranstaltungen der Hochschule sind Sie gerne vor Ort im Einsatz – in seltenen Fällen auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten.
    • Nicht zuletzt treten Sie souverän und gewandt auf und überzeugen durch gute Umgangsformen sowie einen diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen.

    Das bieten wir Ihnen:

    • Freuen Sie sich auf eine verantwortungsvolle neue Herausforderung – unser ebenso motiviertes wie kollegiales Team heißt Sie in seiner Mitte willkommen.
    • Unsere Personalpolitik ist familienbewusst – zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
    • Nutzen Sie unser breit gefächertes Fortbildungsportfolio – so können Sie sich laufend weiterqualifizieren.
    • Halten Sie sich fit – mit unseren attraktiven Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten.

    Sind Sie interessiert? Dann freuen wir uns auf eine aussagekräftige Bewerbung, die Sie bis zum 31.07.2024 über unser Onlinebewerbungssystem einreichen.

    Bewerbungen Schwerbehinderter und Gleichgestellter sind ausdrücklich erwünscht.

    Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.


    Für Rückfragen zum Verfahren steht Ihnen Herr Isaak, Tel.-Nr.: 05231 975-713, für inhaltliche Rückfragen zur Stelle Herr Bertels, Tel.-Nr. 05231 975-700 zur Verfügung.

     

     

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